Šiais laikais el. Paštas ir reguliarus jo pašto dėžutės valdymas yra neatsiejama darbuotojo kasdienybės dalis. Jei kada nors, norėdami perduoti instrukcijas savo kolegoms ir pavaldiniams, labiau pasikliaudavome telefono skambučiais ir žodiniais pokalbiais, dabar visa ši komunikacijos rūšis vyksta tiesiogiai el. Paštu. Jei dirbate tarptautinėje įmonėje, kurios filialai ir įmonės valdymas yra keliose šalyse, bendravimas el. Paštu iš esmės yra vienintelis būdas gauti ir perduoti darbo užsakymus ir nurodymus. Tikriausiai esate susipažinęs su beviltiškumo jausmu, kai po kelių dienų (ar net valandų) buvimo toli nuo kompiuterio grįžtate prie savo darbo el. Laiškų ir matote, kad neatsakytų laiškų kiekis jau pasiekė nekontroliuojamą dydį. Sausakimša el. Pašto dėžutė gali atrodyti kaip didžiulė duobė, iš kurios niekada neišlipsi, nes kiekvieną dieną pridedama vis daugiau naujų el. Tačiau taip neturėtų būti, nes yra daugybė efektyvių būdų, kaip sutvarkyti el. Pašto dėžutę taip, kad tai nebesijaudintų.
Atlikdami kelis paprastus veiksmus, galite sutvarkyti el. Pašto dėžutę, kontroliuoti visus gaunamus pranešimus ir smarkiai sumažinti nerimą galvoti apie krūvelę el. Laiškų pirmadienio rytą. Ir visiškai nesvarbu, ar tai jūsų darbas, ar asmeninis el. Paštas – šiuos principus galite pritaikyti bet kuriame el. Pašto dėžutėje.
Pradėkite kruopščiai išvalydami gautuosius
Kiek neskaitytų el. Laiškų jau sukaupėte? O kiek jiems metų? Daugeliui šis veiksmas gali atrodyti painus, tačiau labai rekomenduojame gautuosius naudoti tik tam, kam jis skirtas: naujiems pranešimams. Pagalvokite, kas būtų, jei tokiu būdu sukrautumėte tikras laiškus ant virtuvės stalo jų neatidarydami ir neišmesdami, jūsų virtuvė netrukus taps nevaldomu popieriaus šūsniu, ar ne? Jūsų pašto dėžutė veikia panašiai, ji bus geriausia, jei ją išvalysite. Pradėkite ištrindami visus gautus el. Laiškus, kurių jums niekada nebereikės pasiekti (pavyzdžiui, pranešimas apie praėjusią savaitę parduodamus skrydžius į šiltus kraštus arba paskutines mėnesio laisvas vietas CV-Online portale ir pan.). Jei naudojatės šiais senais el. Laiškais ir palyginsite skirtingų prekybininkų, atvykusių laiku, pasiūlymus, yra daug geresnių ir patogesnių būdų, kaip tai padaryti kitos programos ne jūsų el. Pašto dėžutėje. Tačiau būkite atsargūs ir neištrinkite daiktų, kuriuos gali būti naudinga peržiūrėti dar kartą (pavyzdžiui, pirkimo sutartys ir sąskaitos už įsigytas prekes, kurių vėliau prireiks kaip garantinio remonto įrodymo). Tada pabandykite sutvarkyti el. Laiškus, kuriuos norite laikyti teminiuose aplankuose, kur juos galite rasti pagal vardą. Jūsų tikslas gali būti sumažinti gautuosiuose esančius el. Laiškus, kad jie visi būtų skaidrūs viename puslapyje, taigi jums nereikės per daug slinkti žemyn arba spustelėti kito puslapio. Jūsų kasdienis gyvenimas bus daug efektyvesnis, jei viename puslapyje galėsite greitai sekti viską, kas planuojama ir dar reikia išspręsti, el. Paštu. Ir būkime sąžiningi: jei jūsų pašto dėžutė per dieną jau išsiplėtė iki dviejų puslapių, tikėtina, kad ji niekada nebus peržiūrėta.
Sujunkite kelis el. Laiškus viename gautuosiuose
Šiuo metu vis daugiau žmonių renkasi sukurti kelis el. Pašto adresus – darbui, asmeniniam naudojimui, pomėgiams, tolimiems giminaičiams, naujienų elektroniniams laiškams ir kt. Tvarkykite kelis gautuosius ir atrodo, kad kiekvienas jų adresas nukrito ant žemės. Sujunkite kelis el. Laiškus viename gautuosiuose, nes daugeliu atvejų asmeninius ir darbo el. Laiškus reikia laikyti atskirai. Sujunkite visus asmeninius el. Pašto adresus po vienu. Viena iš galimybių yra nutraukti senų el. Pašto adresų paskyras, tačiau taip pat galite pasirinkti persiųsti gautuosius iš kelių el. Pašto adresų į vieną – pagrindinį. Tokiu būdu sutaupysite laiko „vaikščiodami“ tarp visų šių adresų, taip pat visada žinosite, kas vyksta kiekviename iš jų.
* REKLAMA
Atšaukti ir atsisakyti pranešimų
Didžiausi virtualios pašto dėžutės pasiuntiniai yra begalė dalykų ir pranešimų, kuriuos kasdien ar kas savaitę gaunate kaip naujienlaiškius iš prekybininkų ar jūsų mėgstamų svetainių. Ne tik naujienų pranešimai, bet ir pranešimai apie pranešimus jūsų socialinių tinklų svetainėse, kurie jus linksmina, o ne informuoja, todėl galite praleisti tikrai svarbią žinią šioje griūvančioje jūroje. Viskas užpildo jūsų pašto dėžutę atnaujinimais, kuriuos galite sekti paprasčiausiai apsilankę tose svetainėse, o tai darote ir kelis kartus per dieną – tad kam teršti savo el. Paštą? Taigi, kai kitą kartą ištrinsite kitą „karštą sandorį“ net neatidarę, atlikite kelis paspaudimus ir apskritai atsisakykite pranešimų prenumeratos. Arba, jei net tris kartus iš eilės neatidarėte to paties siuntėjo el. Laiškų, aišku, kad laikas atsisakyti prenumeratos. Gautieji akimirksniu tuštės kiekvieną dieną.
Leiskite gautiesiems atlikti darbą už jus.
Viena iš funkcionaliausių ir populiariausių el. Pašto funkcijų yra automatiniai gautųjų filtrai. Galite sukurti jų tiek, kiek jums reikia, tada gautieji visus gaunamus el. Laiškus priskirs jūsų paminėtoms kategorijoms. Ir jums nereikės pajudinti nė piršto. Pavyzdžiui, nustatykite filtrą su giminaičių el. Pašto adresais, kad jų pranešimai automatiškai patektų į skiltį „Šeima“, o tą patį galite padaryti ir kolegų bei draugų grupėms. Tokiu būdu, kai kažko ieškosite vėliau, visada bus lengva jį rasti atitinkamuose aplankuose.
Suplanuokite el. Laiškus, kad pasiektumėte vėliau
Kiek kartų nebuvo taip, kad gautumėte el. Laišką ir jau žinotumėte, kad iškart neisite į jį, tačiau ar pakankamai svarbu jo nepraleisti ir pamiršti laikytis? Populiariausiose el. Pašto paslaugų sistemose („Gmail“ ir „MS Outlook“) šiuo metu yra „Boomerang“ papildinys, kuris idealiai tinka planuoti el. Laiškus, kuriuos planuojate pasiekti vėliau. Galite suplanuoti el. Laiškų „dingimą“ iš gautųjų ir grįžti vėliau, kai planuojate juos pasiekti, tačiau iki tol gautieji bus švarūs ir tvarkingi. „Boomerang“ taip pat turi ir kitų gerų savybių: jis leidžia suplanuoti el. Laiškų siuntimą pavėluotai (o ne iš karto), taip pat leidžia nustatyti el. Laiškus, kad jie būtų siunčiami iš naujo (pavyzdžiui, pakartotiniai galiojimo laiko priminimai ar panašiai). Taip pat galite nustatyti siųsti priminimus, jei kolega per tam tikrą laiką jums nesiunčia atsakymo, tada „Boomerang“ jums apie tai praneš ir jums nereikės ieškoti atsakymo ar ne.
Pasirengę pradėti dirbti? Tada pradėkite dieną pertvarkydami gautuosius, kad jie būtų jums naudingi, o ne atvirkščiai. Iš pradžių tai gali užtrukti kelias valandas, tačiau ilgainiui sutaupytas laikas bus vertas pastangų.